Foi-se o tempo em que, para os negócios, automação significava apenas a implantação de maravilhas da mecatrônica em processos industriais. O conceito já não se limita ao chão de fábrica, inspirando a oferta crescente de soluções para o trabalho nos escritórios. Muitas empresas já utilizam inovações do gênero no front office, onde se concentram as operações de atendimento ao público. Mas a automação também pode melhorar o desempenho no backoffice, ou seja, as tarefas administrativas que dão retaguarda às organizações.

Uma pesquisa da McKinsey concluiu ser possível utilizar tecnologias já disponíveis para automatizar ao menos 30% das atividades em cerca de 60% de todas as operações administrativas das empresas. Exemplo: quase 20% das tarefas de registros para relatórios contábeis (R2R), realizadas em um departamento financeiro, são totalmente automatizáveis (sem necessidade de intervenção humana). Outras 50% são automatizáveis em grande parte. Índices expressivos também foram verificados em funções típicas de setores como os de RH e logística.

"A lógica da automação dos escritórios é a mesma do ambiente industrial: delegar às soluções tecnológicas a realização de atividades repetitivas e de baixo valor agregado, acelerando processos e eliminando possíveis erros", observa Augusto Angelis, Chief Marketing Officer da Connectcom, empresa brasileira que é referência em soluções de TI. Segundo o executivo, robôs dedicados são capazes de abreviar em até 95% o tempo de resolução de algumas tarefas tradicionalmente realizadas "à unha" no backoffice. Segurança é outro aspecto importante: ter menos pessoas manipulando informações críticas reduz os riscos de furtos e vazamentos de dados.

Angelis pontua que, também de forma similar ao que acontece nas fábricas, um desafio para a implantação dos novos sistemas nos escritórios é a possível sensação, de alguns profissionais, de que as novidades roubarão seus empregos. "Na verdade, a automação é positiva. Ela cada vez mais retira das pessoas os trabalhos braçais e enfadonhos, permitindo que as empresas divisem aos funcionários papéis criativos ou estratégicos", pondera.

"Como exemplo, atentemos para o recebimento, a conferência e a inserção de notas fiscais em um sistema. Com um robô dedicado a essas tarefas, a pessoa que as realizava pode passar a validar se o teor das notas faz sentido, ou mesmo verificar se os itens adquiridos cumprem com os requisitos de qualidade, entre outras funções de maior valor. O resultado é a melhoria da satisfação do colaborador, do empregador e do cliente eventualmente atendido".

Dicas
Mas como as empresas podem assegurar a melhor integração de um recurso de automação às suas estruturas tecnológicas já existentes? Uma dica do especialista da Connectcom é a preferência por soluções agnósticas, isto é, compatíveis com qualquer plataforma. Outra recomendação é executar um projeto por vez. "Não dá para mudar completamente um negócio da noite para o dia, fazendo com o que o aperto de um botão resolva todos os problemas. Convém começar com um processo, a transformação de uma operação simples. A partir disso, a empresa ganha espaço para novas iniciativas, com novos robôs", sugere Angelis.

Nos projetos de implantação de suas soluções de automação empresarial, a Connectcom costuma realizar estudos de retorno do investimento (ROI), e os resultados geralmente apontam ganhos potenciais expressivos em médio e longo prazo. Isso tem ajudado a convencer muitos clientes, que não retornam aos processos manuais. "Existe tecnologia para automatizar tarefas em grau muito maior, mas isso ainda não acontece devido ao custo. À medida que os valores caírem e as soluções evoluírem, graças, por exemplo, aos aportes de inteligência artificial e machine learning, os escritórios se tornarão ambientes cada vez menos burocráticos e muito mais aprazíveis."

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