Desde muito tempo falamos, lemos e ouvimos falar em sustentabilidade, em escassez de recursos naturais e qualidade ambiental em todo o mundo. E dentre diversos fatores do tema, um dos que mais nos chama a atenção é sobre o uso indiscriminado dos impressos nas empresas. Como sabemos, as empresas são responsáveis por um alto volume de informações e enorme geração de relatórios em praticamente todo o mundo.

Você consegue imaginar o consumo de papel e de relatórios que são gerados por cada uma delas? E por todas elas conjuntamente? Imagine, então, se cada relatório impresso fosse substituído por um arquivo digital?

Esse artigo traz alguns benefícios e vantagens para que cada empresa, cada usuário e cada profissional tenha consciência da real necessidade de se adotar essa metodologia, batizada de Zeropaper e quais os reais ganhos obtidos na gestão do papel pelo setor empresarial. O Zeropaper, é sem dúvida, um dos fatores fundamentais na implantações destas boas práticas, que incrementam conceitos modernos de Compliance Corporativo.

Vejamos:

  1.  Valor financeiro: pesquisas indicam que entre 6% a 8% do orçamento das empresas estão ligados diretamente com o uso de impressos, espaço físico para impressão,tonners e impressoras.
  2. Segurança da Informação: quantos impressos, muitos deles sigilosos, ficam à mercê de olhos e mãos curiosas para obter informações de seus clientes que estão sob a responsabilidade de sua empresa?
  3. Organização e qualidade: já experimentou a sensação de entrar ou trabalhar em algum lugar repleto de papel, muitas vezes de materiais sem importância, desnecessários, descartáveis e que poderiam perfeitamente ser substituídos por informações digitais? Basta imaginar como um ambiente limpo, agradável e com o menor número de papel irá trazer de organização, qualidade e agilidade no seu dia a dia.
  4. Preservação do meio ambiente – um dos grandes e nobres motivos de se optar pela impressão digital, pois o papel é oriundo das árvores. O desmatamento que ocorre em parte para atender exatamente a essas demandas, além de ser um crime ambiental causa um imensurável prejuízo a todo o ecossistema natural, na maioria das vezes sem o menor critério ou política de reposição.

Para aqueles que desejam adotar medidas a esse respeito, enumeramos sete passos que podem ser realizados de forma quase que imediata nas organizações:

  1. Elaborar um diagnóstico do uso do papel em sua empresa, mediante um inventário especial de impressões em papel e digital, dentro de um certo e determinado período de tempo, para mensurar, gerir e reduzir o insumo a zero.
  2. Elaborar um controle de custos operacionais de toda a cadeia de processos inseridos na circulação dos papéis em sua empresa, desde o espaço físico para arquivos físicos, funcionários do setor de arquivos, do setor de expedição e logística, custos com papel, tonner e impressoras.
  3. Padronizar os papéis e os documentos permitidos e proibidos de impressão, bem como o armazenamento de relatórios em pastas digitais ou em nuvem, utilizando-se da tecnologia no controle e na mensuração dos papeis impressos e digitais.
  4. Estabelecer metas gradativas na redução de impressos até chegar a zero, através da gestão eletrônica de papéis, integrando à cultura da empresa os valores da sustentabilidade e da responsabilidade social.
  5. Implantar processos educativos permanentes que envolvam todo o corpo de trabalhadores, desde o chão de fábrica até o presidente da empresa, compartilhando princípios, metas e objetivos como melhores práticas de responsabilidade social.
  6. Publicar internamente os resultados obtidos com o registro histórico das reduções, valorizando a transparência corporativa na avaliação da evolução dos processos e metas.
  7. Reconhecer e premiar os líderes que influenciaram para o sucesso da nova gestão de sustentabilidade da empresa.

Enfim, muito mais do que um discurso do politicamente correto, a cultura do ZeroPaper está cada vez mais acessível a todas as empresas, fundamentalmente pelo desenvolvimento de novas tecnologias que possuem a capacidade de mudanças de padrões de consumo e educação em escalas massivas de usuários ao redor do planeta.

E então, mãos à obra?

Wagner Xavier é diretor técnico da Oficina1 e Mayra Motta é advogada da Motta Contabilidade

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