Cobrança é um território onde clientes e operadoras de telecomunicações sempre encontram pontos de discórdia. Os motivos são os mais variados, mas é frequente as operadoras cometerem equívocos que acabam elevando o valor da conta no final do mês.

No caso das empresas, que têm mais dispositivos, linhas e outros recursos, o prejuízo é maior. Marcelo Pardo, diretor de soluções da Tangoe para a América Latina, lista cinco iniciativas que podem ajudá-las a controlar essas despesas, obter maior visibilidade sobre elas e, de forma objetiva e prática, conseguir uma redução de custos considerável com os gastos em telefonia móvel e fixa, além de outros tipos de conexões como redes de dados.

Essas iniciativas envolvem algumas áreas que têm responsabilidade sobre a gestão de custos de telecom, e acredito que dessa forma a empresa poderá evoluir em seu nível de maturidade de gestão e assim conseguir bons resultados, principalmente neste momento desafiador, que a maior parte das organizações enfrenta no mercado.

1. Organizando a casa

O primeiro passo a ser dado é a organização do seu inventário. É conhecer o seu ambiente e certificar-se de que tudo o que é faturado pelas operadoras é realmente devido. Parece simples, mas esse é o principal desafio dos clientes com quem conversamos diariamente. É necessário identificar a propriedade de todas contas e itens para atribuir o custo desses recursos ao usuário ou centro de custos correto. Em seguida, é preciso descobrir os serviços que deveriam ter sido cancelados ou desconectados, serviços sem uso, itens indevidos, e iniciar ações em relação aa eles. Manter esse inventário atualizado no dia-a-dia exige processos, metodologia e apoio de uma boa solução de mercado.

2. Pagar somente o que é devido

Os problemas gerados pelas operadoras com seu billing é mais frequente do que muitos imaginam. Não por má fé, mas sim por complexidades nos sistemas de faturamento, de contratos e até nos de relacionamento com o cliente - CRM. Essa complexidade faz com que existam muito erros nas cobranças. Percentuais errados na média de 10% são comuns, mas em casos extremos podem ultrapassar a casa dos 20%. Uma boa auditoria mensal pode ser responsável por uma recuperação expressiva de valores cobrados indevidamente.

3. Contratos bem negociados

Qual a última vez que você renegociou seus contratos com seus fornecedores e operadoras? Em um mercado bastante dinâmico é importante que a revisão de contratos seja feita com frequência. Dependendo dos contratos, uma revisão anual ou a cada dois anos é altamente recomendada. Um benchmark pode ajudar muito sua empresa a conhecer o que o mercado oferece e saber se está com suas tarifas e planos otimizados para o seu perfil de utilização e consumo.

4. Contratar aquilo que realmente necessita

Empresas possuem atuações distintas, diferentes tipos de negócios e perfis de usuários. Entender a utilização em cada perfil ou grupo de usuários é fundamental antes de contratar qualquer pacote de serviços. No caso de serviços existentes, um trabalho recorrente de otimização é obrigatório. Boa parte da redução de custos em projetos de TEM (telecom expenses management) consiste em monitorar o perfil de uso e constantemente readequar os serviços contratados, pacotes e planos para atender a necessidade do seu negócio, e assim utilizar os recursos da forma mais otimizada possível.

5. Melhorar os processos

Como toda atividade dentro de qualquer organização, a gestão de custos envolve diferentes áreas, recursos e stakeholders. Conhecer todos os processos envolvidos, desde a solicitação de um recurso ou 'ativo' até o seu pagamento – ou seja, em seu ciclo de vida completo – é obrigatório no momento de buscar mais eficiência. Com a melhoria desses processos vem o aumento de eficiência e um impacto importante na redução de custos, tempo e pessoas necessários. Integrações entre os sistemas e automatização dos processos pode colaborar muito no ganho de produtividade, do início ao fim.

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